Kraftfullt intranät i Högsby kommun
En kommun, med alla sin anställda på olika platser och i olika roller, har ett stort behov av effektiva interna informationskanaler. Högsby kommun har därför satsat på ett nytt och mycket kraftfullt intranät, utvecklat av Novitell AB.
Målet med vårt intranät var att skapa en integrerad och rollanpassad kommunikations-portal som underlättar för medarbetarna i deras vardag och stödjer samverkan, kunskapsdelning samt effektiviserar informationsflödet i organisationen. Målet var även att det skulle finnas stöd för styrningen av verksamheten. Målgrupperna var all personal och förtroendevalda men även externa samarbetspartners som deltar i kommunala projekt.
Valet att nyttja en Open Source-lösning styrdes av kommunens beslutade strategi samt att ekonomin stod i fokus.”
Novitell var intresserade av att lyssna på vår tanke och idé. Det fanns engagemang och intresse för att hjälpa oss och vi fick uppfattningen att man ansträngde sig för vår skull.
Projektledning har varit bra. Novitell är väldigt tydliga i sina uppdrag. Har man utlovat något så har man alltid arbetat mot de ställda kraven och levererat mot dem. När det har varit något problem eller frågetecken har vi kunnat ringa och alltid fått ett snabbt svar.
Idag har kommunen en digital plats att mötas på för tjänstemän och politiker. Ekonomin styrde att vi var tvungna att begränsa antalet funktioner men vi har en grund att utgå ifrån.
Den stora utmaningen handlar nu om att vi själva ska definiera de centrala rutinerna i verksamhetens dagliga processer och nyttja intranätet som stöd.
Maria Oscarsson, IT-strateg, Högsby kommun
Intranätet, som togs i skarp drift den 4 maj 2009, har redan förändrat informationsflödena i kommunen. Massutskick med e-post till alla medarbetare är inte längre nödvändiga, när nyheter och information finns tillgängligt via "Bubblan", som intranätet kallas.
Utöver nyheter och information av olika slag, kan även viktiga meddelanden spridas i organisationen via intranätet. Exempelvis om det uppstår problem i telefonin, eller om andra problem uppstår.
Intranätet innehåller även dokumentarkiv, så att protokoll, blanketter och andra dokument är lätta att hitta.
Funktioner för arbetsgrupper
Ett fokus i utvecklingen av det nya intranätet har varit att göra det enklare att sprida information och kommunicera inom olika verksamheter i kommunen. Det kan till exempel handla om att personalen på ett äldreboende behöver möjlighet att hantera sina egna dokument, kommunicera och sprida intern information.
Av denna anledning har intranätet en funktion som kallas för "Arbetsgrupper". En arbetsgrupp är i princip ett litet intranät i sig självt. Där publiceras nyheter, där diskuteras i diskussionsforum, där lagras dokument och där skapas information som rör just den aktuella arbetsgruppen.
En grupp som redan har kommit igång med sitt arbete i intranätet är Högsbys politiker.
Maria Oscarsson, IT-strateg på Högsby kommun känner sig nöjd med utvecklingen av den nya kommunikationsplattformen.
"Det känns mycket bra att ha en digital plats att mötas på för tjänstemän och politiker."
Integration med Active Directory
Idag finns ett knappt hundratal arbetsgrupper skapade i intranätet, och det kan bli fler framöver eftersom IT-avdelningen på egen hand kan administrera dessa. Men en stötesten inför utvecklingen av intranätet var användarhanteringen i dessa arbetsgrupper. Det skulle ha krävt stora arbetsinsatser att hålla ordning på vilka medarbetare som skulle ha rätt att nå vilka arbetsgrupper.
Därför har intranätet en direktkoppling till Högsby kommuns katalogserver, Active Directory. I denna katalog är det definierat vilka grupper en viss person tillhör. Här finns också varje medarbetares inloggningsuppgifter till kommunens nätverk.
Intranätet, skapat med publiceringssystemet eZ Publish, har en direktkoppling till katalogservern. Det betyder att intrantät-applikationen helt automatiskt synkroniserar sig med katalogservern. Därför vet systemet alltid om personer loggar in med rätt användarnamn och lösenord, och vilka arbetsgrupper en person ska ha behörighet till.
Vi på Novitell AB är stolta över att ha fått förtroendet att utveckla Högsby kommuns intranät, och vi önskar kommunen lycka till med den nya kommunikationskanalen.
Högsby kommuns nya kraftfulla intranät har fått namnet Bubblan.
